Pada tanggal 10 Juli 2026, telah dilaksanakan Rapat Koordinasi Awal Panitia METASTRO 2026 yang dihadiri oleh pengurus HIMATRONIKA-AI, panitia pelaksana, serta Pembina Kemahasiswaan. Agenda utama pertemuan ini difokuskan pada penyelarasan visi, penetapan struktur kepanitiaan, pemaparan konsep acara, serta penetapan lini masa kerja guna menyambut dan memfasilitasi pembentukan karakter mahasiswa baru.
Secara keseluruhan, panitia telah menunjukkan kesiapan dasar yang matang melalui penyusunan rancangan awal tema kegiatan yang tetap berorientasi pada nilai kepemimpinan, integritas, dan adaptasi teknologi. Pembagian divisi teknis seperti Acara, Logistik, Humas, dan PSDO telah terbentuk secara sistematis beserta tolok ukur keberhasilannya. Koordinasi awal ini juga menggarisbawahi komitmen panitia untuk menjaga sinergi antar-divisi agar pelaksanaan alur kaderisasi berjalan aman, tertib, dan inklusif.
Dalam sesi arahan, Pembina Kemahasiswaan menekankan pentingnya transparansi anggaran, kesiapan mitigasi risiko keselamatan kegiatan, serta kepatuhan penuh terhadap regulasi kampus mengenai kegiatan kemahasiswaan. Panitia diimbau untuk merancang materi edukatif yang relevan dengan perkembangan keilmuan mekatronika dan kecerdasan buatan, serta menghindari segala bentuk tindakan destruktif atau perpeloncoan.
Terkait aspek logistik dan administrasi, Pembina mengarahkan panitia untuk segera melengkapi berkas perizinan tempat, rancangan anggaran biaya (RAB) rinci, dan surat keputusan (SK) panitia sebelum pekan depan. Koordinasi berkala bersama dosen pembimbing dan pihak pengelola fasilitas kampus juga dijadwalkan secara rutin guna memantau perkembangan persiapan operasional di lapangan.
Rapat koordinasi awal ini ditutup dengan kesepakatan bersama terkait target finalisasi proposal kegiatan dan alur komando komunikasi panitia. Berdasarkan evaluasi awal, kegiatan METASTRO 2026 dinilai memiliki kesiapan awal yang baik dan berpotensi berjalan sukses dengan pengawasan ketat serta komitmen penuh dari seluruh panitia pelaksana.
